Slik skriver du en jobbsøknad som blir lest til siste avsnitt

En jobbsøknad har én oppgave: å gjøre det enkelt for den som leser å si ja til et intervju. Hun har ofte førti søknader, en kravliste hun skal vurdere alle mot, og et kvarter avsatt til første gjennomgang. Søknaden din konkurrerer ikke om å være mest velskrevet. Den konkurrerer om å være lettest å vurdere.

Det er også grunnen til at den vanligste søknaden ikke fungerer. Den forteller om deg i kronologisk rekkefølge, og lar leseren gjøre jobben med å finne ut om det matcher. Snu på det, og søknaden skriver seg nesten selv.

Start med annonsen, ikke med deg selv

Norske stillingsannonser følger et ganske fast mønster: en beskrivelse av virksomheten, «arbeidsoppgaver», «kvalifikasjonskrav», «ønskede kvalifikasjoner» eller «personlige egenskaper», og «vi tilbyr». Den listen er ikke pynt. Den er arbeidsverktøyet til den som skal sortere, og i staten er den også selve målestokken: etter kvalifikasjonsprinsippet skal den best kvalifiserte søkeren ansettes, vurdert ut fra utdanning, erfaring og personlig egnethet holdt opp mot kravene som står i utlysningen.

Så gjør dette før du skriver en setning: kopier kravlisten inn i et dokument, og skriv ved hvert punkt hvilken konkret erfaring du dekker det med. Punktene du ikke klarer å fylle, er de du må håndtere aktivt. Punktene du fyller best, er åpningen din.

Strukturen: fire avsnitt

1. Åpningen — hvorfor akkurat denne stillingen

To til tre setninger. Kravet til en åpning er enkelt: den skal være umulig å sende til en annen arbeidsgiver. Nevn stillingen, og si noe konkret om hvorfor den er interessant — noe du faktisk vet om virksomheten, oppgaven eller fagområdet.

Svakt: «Jeg søker herved på stillingen som prosjektleder, som jeg fant utlyst på FINN. Jeg mener jeg har de egenskapene dere er på jakt etter.» Bedre: «Jeg søker stillingen som prosjektleder for vann og avløp. Jeg har de siste fire årene jobbet med ledningsfornyelse i en kommune på omtrent samme størrelse som deres, og kjenner igjen problemstillingen med å holde framdrift i prosjekter der halve anleggssesongen går med til grunnforhold.»

2. Kjernen — kravene, besvart i rekkefølge

Dette er det lengste avsnittet, og det er hele søknaden. Ta kravene i annonsens rekkefølge og svar på dem med noe som har skjedd. Ikke «jeg er god på å lede prosjekter», men hvilket prosjekt, hvor stort, og hva som kom ut av det. Tre til fem slike koblinger er nok. Er de gode, trenger du ikke flere.

Bruk arbeidsgiverens ord når de er sanne. Står det «internkontroll» i annonsen, skriv «internkontroll». Skriver du «kvalitetssystem» om det samme, må leseren gjøre oversettelsen selv, og noen ganger gjør hun det ikke.

3. Det du mangler, eller det du bytter fra

Kort avsnitt, og det tar de fleste ikke med. Mangler du ett av kravene, eller kommer du fra en annen bransje, så si det selv og si hva du dekker det med. Det stilles alltid spørsmål om avviket. Svarer du på det først, står du igjen som noen som kjenner egen profil. Lar du det stå åpent, er det leseren som fyller hullet, og hun fyller det sjelden i din favør.

4. Avslutningen — kort og uten bønnfalling

To setninger. At du gjerne kommer til intervju, og eventuelt når du kan tiltre eller hvilken oppsigelsestid du har. Oppsigelsestiden er relevant informasjon for arbeidsgiveren og signaliserer at du har tenkt praktisk på det — hovedregelen i arbeidsmiljøloven er én måned, men mange har lengre frist avtalt.

Ring kontaktpersonen

Nesten alle norske stillingsannonser oppgir én eller to kontaktpersoner med direktenummer, ofte både en fagperson og en fra HR. Det er en invitasjon, og den er underbrukt. En samtale på fem minutter gir deg tre ting: du vet hva stillingen faktisk innebærer utover annonseteksten, du får vite hva de vektlegger mest av kravene, og navnet ditt er kjent når søknaden leses.

Ha to eller tre konkrete spørsmål klare, og ikke bruk samtalen til å presentere hele CV-en din. Spør om det som ikke står i annonsen: hvordan teamet er satt sammen, hva den som slutter jobbet mest med, hva de håper å få løst det første året.

Tone: hvorfor nøktern slår entusiastisk

Dette er den forskjellen som oftest gjør at en søknad oversatt fra engelsk faller gjennom i Norge. Amerikanske søknadsmaler er bygget på sterk selvframstilling: passionate, exceptional, proven track record. Lest med norske øyne blir det påtatt, og påtatt leses som usikkerhet.

Formalia som fortsatt gjelder

• Adresser en person med navn når annonsen oppgir en. «Til den det måtte gjelde» hører ingen steder når navnet står i annonsen.
• Én side. Rundt 300 til 400 ord. Er den lengre, er det fordi kjernen mangler prioritering.
• Send PDF med søkbar tekst, ikke bilde eller Word-dokument, med mindre annonsen ber om noe annet.
• Gi filen et navn som kan finnes igjen: «Soknad-Ingrid-Hauge-prosjektleder.pdf».
• Følg søknadsfristen bokstavelig. Offentlige virksomheter setter opp søkerlisten kort tid etter at fristen har gått ut, og søknader som kommer etterpå blir i praksis ikke vurdert.
• Les gjennom for gjenglemte navn. Feil virksomhetsnavn i avsnitt to er den ene feilen som med sikkerhet avslutter behandlingen.